Une situation n'est pas une facture d'acompte
Sur un chantier qui dure, vous ne pouvez pas attendre la fin pour être payé : vous avancez la main-d'œuvre et les matériaux pendant des mois. La situation de travaux est la réponse à ce problème. Chaque mois, vous constatez ce qui a réellement été réalisé et vous le facturez.
La différence avec un acompte est capitale, et beaucoup la confondent. L'acompte est une avance versée avant les travaux : il ne correspond à rien de réalisé, et il devra être déduit plus tard. La situation constate un travail fait : elle correspond à une valeur réelle, mesurable, que votre client peut venir vérifier sur le chantier.
Conséquence pratique : un acompte ne se déduit pas d'une situation « au feeling ». Il se déduit selon une règle choisie à l'avance, et la même règle doit valoir jusqu'à la fin du chantier.
Le calcul, ligne par ligne
Une situation ne se calcule jamais globalement. Elle se calcule ligne par ligne, à partir des lignes du devis signé. Pour chacune, vous indiquez un pourcentage d'avancement cumulé depuis le début du chantier — pas celui du mois.
Prenons un devis à trois lignes :
- Préparation des surfaces : 350 m² à 8,50 € = 2 975 €
- Peinture deux couches : 350 m² à 12,00 € = 4 200 €
- Fourniture peinture : 45 pots à 28,00 € = 1 260 €
Fin mars, la préparation est faite à 100 %, la peinture à 40 %, et vous avez acheté toute la peinture. Votre situation n° 1 vaut donc 2 975 € + 1 680 € + 1 260 € = 5 915 € HT.
Fin avril, la peinture passe à 75 %. Votre situation n° 2 ne facture que la différence : 350 × 12 × (75 % − 40 %) = 1 470 €. C'est là que se trouve le piège principal.
Les quatre erreurs qui coûtent cher
1. Confondre l'avancement du mois et l'avancement cumulé
Si vous saisissez 35 % en avril en pensant « j'ai fait 35 % ce mois-ci » alors que le logiciel attend un cumul, vous facturez moins que ce que vous avez fait — et vous vous en apercevez à la fin du chantier, quand il reste 40 % à facturer et plus de travaux à réaliser. Un bon outil affiche les trois colonnes côte à côte : cumul précédent, mois en cours, nouveau cumul.
2. Facturer un avancement inférieur au précédent
Un pourcentage ne recule jamais. Si vous avez facturé 75 % et que vous saisissez 60 % le mois suivant, vous produisez une facture négative, que votre client refusera et que votre comptable détestera. La bonne réponse à une surfacturation passée n'est pas de reculer : c'est d'émettre un avoir.
3. Oublier la déduction de l'acompte
Si un acompte de 30 % a été versé au démarrage, il doit être déduit des situations. Deux méthodes existent, et le marché doit dire laquelle : soit au prorata de l'avancement, soit dès le premier euro jusqu'à épuisement. Les deux sont légitimes, mais mélanger les deux en cours de chantier produit des écarts que personne ne sait plus expliquer.
4. Appliquer la retenue de garantie sur l'acompte
La retenue de garantie porte sur les travaux exécutés, pas sur une avance. Un acompte n'en supporte pas. C'est une erreur fréquente, et elle se retourne contre vous : vous vous privez de trésorerie sans y être tenu.
Comment revenir en arrière sur une situation
C'est la question qui bloque le plus d'utilisateurs, et la plupart des logiciels y répondent mal. Vous avez validé une situation à 75 % alors que le chantier n'en est qu'à 60 %, ou vous avez facturé une ligne qui n'aurait pas dû l'être. Que faire ?
La mauvaise réponse, qu'on rencontre souvent : saisir une situation suivante à 0 %, ou à un pourcentage inférieur, pour « annuler » la précédente. C'est une manipulation que personne ne devine seul, qui produit des factures négatives, et que votre comptable refusera. Une facture validée est une pièce comptable : elle ne se modifie pas, elle se corrige.
La bonne réponse est l'avoir. Vous émettez un avoir sur la situation concernée, pour le montant à annuler — partiellement, ou en totalité. L'avoir porte son propre numéro, entre dans votre comptabilité, et rouvre l'avancement : vous pouvez de nouveau facturer ce qui avait été repris.
Deux cas se présentent, et ils ne se traitent pas pareil :
- La situation n'est pas payée : l'avoir réduit simplement ce que votre client vous doit.
- Elle est déjà payée : l'avoir devient un crédit, qui doit se déduire du règlement des situations suivantes du même chantier. Un logiciel qui ne reporte pas ce crédit vous fait réclamer deux fois le même argent.
Dans Opusko, un avancement en recul est refusé — avec un message qui explique pourquoi et oriente vers l'avoir. L'annulation totale d'une situation se fait par un bouton dédié, qui génère l'avoir du montant exact. Et le crédit d'un avoir déjà payé se reporte tout seul sur les situations suivantes.
La structure d'une situation lisible
Un maître d'ouvrage, un architecte ou un économiste doit pouvoir vérifier votre situation sans vous appeler. Elle comporte donc :
- le rappel du marché et de son montant ;
- pour chaque ligne : le cumul antérieur, l'avancement du mois, le nouveau cumul ;
- le montant brut de la période ;
- la déduction de l'acompte, s'il y en a un ;
- la retenue de garantie, en pourcentage et en euros ;
- le net à payer, et la TVA applicable.
Un détail qui n'en est pas un : les pourcentages antérieurs doivent être figés, et non recalculés à chaque édition. Un logiciel qui les reconstitue en soustrayant des montants arrondis produit des écarts d'un centime — inacceptables sur un marché public, où la situation est contrôlée au centime près.
Et la TVA ?
Elle suit le régime du chantier, pas celui de la situation. Rénovation d'un logement de plus de deux ans : taux réduit, sous conditions et avec l'attestation du client. Travaux en sous-traitance : autoliquidation, et donc aucune TVA facturée — c'est le donneur d'ordre qui la déclare.
Lire : l'autoliquidation en sous-traitance, ce qu'il faut écrire sur la facture →
Combien de situations, à quel rythme ?
Le rythme est fixé par le marché : le plus souvent mensuel. Sur un marché public, les délais de paiement courent à compter de la réception de la demande de paiement, ce qui rend la régularité précieuse — une situation envoyée le 3 du mois est payée des semaines avant une situation envoyée le 25.
La dernière situation porte le solde et l'avancement atteint 100 %. Reste alors la retenue de garantie, qui sera libérée plus tard.
Lire : la retenue de garantie, comment elle se calcule et quand elle vous revient →
Comment Opusko le fait
Vous saisissez un pourcentage par ligne, en voyant le cumul précédent à côté. Le logiciel calcule le brut de la période, déduit l'acompte selon la règle choisie pour ce chantier, applique la retenue de garantie, et édite la facture au format Factur-X. Les pourcentages antérieurs sont figés à la validation : ils ne bougent plus jamais. Un avancement en recul est refusé, avec un message qui vous oriente vers l'avoir.