Un PDF envoyé par email n'est pas une facture électronique
C'est le malentendu le plus répandu. Une facture électronique au sens de la réforme n'est pas un document scanné ni un PDF joint à un courriel : c'est un fichier qui contient des données structurées, lisibles automatiquement par le logiciel de votre client et par l'administration.
Le format retenu en France s'appelle Factur-X. Son intérêt est qu'il ne vous oblige à rien changer dans vos habitudes : le fichier reste un PDF que votre client ouvre et lit normalement, mais il embarque à l'intérieur un volet de données que les machines savent lire. Vous envoyez une facture, votre client reçoit une facture — et la conformité est dedans.
Ce qui est obligatoire, et quand
Deux obligations distinctes, qu'on confond souvent :
- Recevoir des factures électroniques : cela concerne toutes les entreprises, y compris l'artisan seul. Il faut donc être en mesure de les lire.
- Émettre des factures électroniques : l'échéance dépend de la taille de l'entreprise, les TPE et PME étant les dernières concernées.
Le calendrier de cette réforme a déjà été décalé plusieurs fois. Plutôt que de retenir une date, retenez la règle : votre logiciel doit savoir émettre du Factur-X avant que votre premier client ne vous le réclame — et les donneurs d'ordre publics et les grandes entreprises le réclament déjà.
Les PDP : vous n'enverrez plus vos factures directement
Les factures ne circuleront plus d'une boîte mail à l'autre. Elles transiteront par des plateformes de dématérialisation partenaires, immatriculées par l'administration, qui acheminent le document vers votre client et transmettent au fisc les données de TVA.
Concrètement, pour vous, cela signifie trois choses : votre entreprise doit être identifiable dans l'annuaire (par son SIREN), vos factures doivent porter les mentions attendues, et votre logiciel doit savoir dialoguer avec une plateforme.
Les pièges propres au bâtiment
C'est là que beaucoup de logiciels généralistes trébuchent, parce que les cas du BTP sortent du schéma « une prestation, une facture, un paiement ».
- L'autoliquidation en sous-traitance. Quand vous intervenez en sous-traitant, la TVA est due par le donneur d'ordre. La facture doit porter un taux à zéro avec le motif d'exonération correct et la mention de l'article 283-2 du code général des impôts. Déclarer un taux normal à 0 % produit un fichier invalide, qui sera rejeté.
- Les situations de travaux. Facturer un avancement n'est pas facturer une livraison. Les acomptes déduits, les pourcentages antérieurs et la retenue de garantie doivent apparaître de façon cohérente d'une situation à l'autre.
- La retenue de garantie. Elle n'est pas une remise : elle est consignée puis libérée, souvent un an plus tard, et cette libération donne lieu à sa propre facture.
- Les avoirs. Un avoir reprend les données de la facture qu'il corrige, et porte lui aussi les mentions obligatoires.
Les trois questions à poser à votre logiciel
Si vous utilisez déjà un outil, ou si vous en comparez plusieurs, ces trois questions suffisent à trancher :
- « Quel profil Factur-X émettez-vous ? » La bonne réponse est EN 16931 (ou EXTENDED). Un éditeur qui répond « MINIMUM » vous expose à des rejets : ce profil n'est pas retenu pour la facturation entre entreprises.
- « Comment gérez-vous l'autoliquidation ? » Si la réponse est « on met un taux à 0 », le fichier produit sera refusé. Il faut une catégorie de TVA spécifique et un motif d'exonération.
- « Et mes situations de travaux ? » Beaucoup de logiciels de devis et factures ne savent pas facturer un avancement. C'est pourtant le quotidien d'une entreprise du bâtiment.
Où en est Opusko
Opusko émet ses factures en Factur-X, profil EN 16931, conforme au cadre français CIUS-FR. L'autoliquidation, les acomptes, la retenue de garantie et les avoirs sont traités avec les mentions attendues, et les situations de travaux sont au cœur du logiciel plutôt qu'ajoutées sur le côté.
Un mot d'honnêteté : aucune de ces conformités ne vous dispense de faire valider vos premières factures par votre expert-comptable. C'est la seule vérification qui engage quelqu'un d'autre que l'éditeur du logiciel.